Was kostet eine Personenführungsanlage? So rechnest du es aus

Die Preise von Personenführungsanlagen lassen sich schwer vergleichen, weil jede Variante anders angeboten wird: Miete pro Gerät und Tag, Kauf pro Set, Apps pro Teilnehmer. Die einzige Zahl, mit der ein fairer Vergleich gelingt, sind die Kosten pro Gast und Führungstag. So ermittelst du sie für jede Variante.

Mieten: vom Angebot ausgehen und ergänzen, was fehlt

Ein Mietangebot nennt meist eine Tagesgebühr pro Empfänger. Für die echten Kosten kommen die Posten dazu, die oft getrennt aufgeführt sind:

• der Sender, falls er extra berechnet wird,
• Hin- und Rückversand, oder deine Zeit und dein Weg, wenn du selbst abholst,
• Ersatzempfänger, denn man mietet in der Regel ein paar mehr als erwartet,
• Verlust und Beschädigung, also die Gebühr für jedes Gerät, das nicht zurückkommt.

Kosten pro Gast und Tag = (alle Geräte × Tagesgebühr + Versand + erwartete Verluste) ÷ tatsächlich erschienene Gäste

Achte auf den letzten Teil. Du zahlst für die bestellten Geräte, nicht für die erschienenen Gäste. Bestellst du 30 Empfänger und es kommen 22 Personen, verteilen sich die Kosten für 30 auf 22.

Kaufen: den Preis auf die echte Nutzung umlegen

Eine gekaufte Anlage wirkt pro Führung kostenlos, ist es aber nicht. Zum Kaufpreis kommt, was der Betrieb kostet:

• Ersatzohrhörer oder Hygieneüberzüge,
• Batterien, oder Ersatzgeräte, wenn die eingebauten Akkus altern,
• verlorene und defekte Empfänger.

Kosten pro Gast und Tag = (Kaufpreis + Unterhalt über die Lebensdauer) ÷ (Führungen über die Lebensdauer × durchschnittliche Gästezahl)

Entscheidend sind hier zwei Werte, die man gern überschätzt: wie viele Führungen du wirklich machst und wie viele Jahre das Set wirklich hält. Was sich auf dem Papier in zwei starken Saisons bezahlt macht, kann deutlich länger brauchen, wenn eine davon ruhig ausfällt.

App-basiert: Der Preis gilt bereits pro Gast

App-basierte Systeme sind der einfache Fall, weil sie genau in der Einheit abrechnen, die du brauchst. Bei MyGuide Live deckt ein Credit einen Teilnehmer für einen Tag ab. Der Grundpreis beträgt 1 € pro Credit, also 1 € pro Person und Tag. Je mehr Credits du auf einmal kaufst, desto größer der Rabatt, bis hinunter auf 0,85 € pro Credit im größten Paket. Die aktuelle Tabelle steht auf der Preisseite.

Zwei Details verändern die Rechnung zu deinen Gunsten:

• Du zahlst für Gäste, die tatsächlich beigetreten sind. Credits werden für die geplante Teilnehmerzahl reserviert, und was nicht verbraucht wird, geht beim Schließen des Events auf dein Guthaben zurück.
• Credits verfallen nicht. Ein ruhiger Monat kostet nichts.

Kosten pro Gast und Tag = der Credit-Preis deines Pakets

Ein Beispiel: Ein Rundgang mit 25 Personen kostet höchstens 25 Credits. Zum Grundpreis sind das 25 € für den Tag, zum besten Preis 21,25 €, und weniger, wenn weniger Leute kommen.

Die Kosten, die in keinem Angebot stehen

Was auch immer auf der Rechnung steht, hardwarebasierte Systeme kosten außerdem Zeit:

• Laden und Prüfen des Sets vor der Führung,
• Austeilen und Erklären der Empfänger am Treffpunkt,
• Einsammeln und Nachzählen am Ende, und die Suche nach dem fehlenden Gerät,
• Reinigen vor der nächsten Gruppe.

Gib dieser Zeit einen Wert, auch wenn er nur geschätzt ist. Bei zwei Führungen am Tag kommen so jede Woche Stunden zusammen.

App-basierte Systeme haben ihren eigenen Posten außerhalb der Rechnung: Du bist auf mobile Daten angewiesen. Die Gäste nutzen ihr eigenes Datenvolumen, und für Stellen mit schwachem Empfang solltest du einen Plan haben, etwa WLAN vor Ort oder einen mobilen Hotspot.

Die drei Zahlen nebeneinander

Berechne die Kosten pro Gast und Tag für jede Variante mit deinen eigenen Werten: einem echten Mietangebot, einem echten Kaufpreis, deiner typischen Gruppengröße und der Zahl der Führungen, die du im Jahr erwartest. Dann vergleiche.

Als grobe Orientierung, was dabei herauskommt:

• Wenige Führungen im Jahr: Kaufen rechnet sich selten. Die Wahl liegt zwischen Miete und App.
• Stark schwankende Gruppengröße: Preise pro Gerät bestrafen dich für die Ersatzgeräte. Preise pro Gast tun das nicht.
• Sehr häufige Führungen an Orten mit schwachem Empfang: Eine gekaufte Funkanlage kann die günstigste und die verlässlichste Lösung sein.

Wenn du die App-Seite des Vergleichs mit echten Zahlen prüfen möchtest: Die Registrierung ist kostenlos, und auf der Preisseite stehen alle Pakete. Die Unterschiede jenseits der Kosten findest du im Vergleich Punkt für Punkt.